Monday, 3 August 2015

Efisiensi Penggunaan Waktu

Berkali-kali dalam hidup, saya harus menghadapi banyak hal dalam jangka waktu yang sempit dan terbatas. Contohnya adalah pada tahun 2013, yang mana saya harus:
  1. Menjadi ketua panitia programming competition CompFest 2013.
  2. Menjadi ketua Fun Programming Club di Fasilkom.
  3. Menjadi ketua departemen di suatu bagian pada KMBUI.
  4. Belajar untuk ICPC Regional 2013.
  5. Menjadi asisten dosen untuk perkuliahan yang melelahkan karena banyak sesi lab dan asistensi (struktur data & algoritma).
  6. Kuliah!
Mungkin kalian bertanya, kenapa saya "gila" mau memiliki aktivitas sebanyak itu. Sebagian besar alasannya adalah tidak ada orang lain yang mau mengemban tugas tersebut. Berhubung saya salah satu yang berpotensi, akhirnya saya terima saja pekerjaan itu, daripada tidak ada yang menjalankan.

Pada akhirnya saya berhasil melewati hal-hal tersebut, dan ternyata pada tahun 2014 hal sejenis itu terulang lagi. Perlahan-lahan, saya mempelajari bagaimana kiat-kiat menggunakan waktu secara efisien. Hal ini lah yang akan saya bagikan pada tulisan ini.

Penting!
Tulisan ini berdasarkan pengalaman saya. Efek yang dialami atau cara yang digunakan orang lain bisa jadi berbeda.

Pekerjaan Boleh Jadi Banyak,
Tetapi Stress Karena Banyak Kerjaan Tidak Boleh

Misalkan suatu pekerjaan bisa diselesaikan dalam 5 jam. Namun karena stress, bisa jadi pekerjaan itu selesai dalam 7 jam. Ada waktu lebih yang digunakan untuk pusing-pusing dan tidur-tiduran karena tidak bisa menerima kenyataan. Yang harus disadari adalah hal-hal seperti ini tidak memberi keuntungan. Jika kita mampu mengatasi stress dan bekerja seperti biasanya, pekerjaan bisa jadi lebih cepat selesai.

Mungkin penyebab utama dari stress ini adalah rasa panik karena ada terlalu banyak pekerjaan dan khawatir tidak bisa selesai tepat waktu. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengatasi stress tersebut (ada saya jelaskan di bawah). Percayalah bahwa jika pekerjaan yang banyak itu diselesaikan sedikit demi sedikit, lama-lama akan selesai juga.


Rencanakan Pekerjaan yang Harus Selesai Hari Ini

Menurut saya perencanaan ini harus realistis. Tidak perlu "pokoknya hari ini harus selesai tugas A, tugas B, tugas C, presentasi X, sama project Z". Sebab kalau tidak mungkin selesai, bisa jadi hari esoknya juga "pokoknya hari ini harus selesai tugas B, tugas C, presentasi X, sama project Z". Ujung-ujungnya sama saja dengan tidak ada perencanaan per hari, hanya bekerja semampunya untuk menyelesaikan tugas per hari.

Biasanya rencana harian saya seperti gambar berikut:


Batangan hitam menyatakan istirahat

Jadi diharapkan dalam sehari 3-4 pekerjaan besar bisa selesai.


Ekspektasi dan Realitas Jadwal Tidak Bisa 100% Sesuai

Namun sayangnya yang diharapkan dengan yang terjadi tidak bisa sesuai. Hampir setiap rencana yang sudah saya jadwalkan gagal. Misalnya saya merencanakan:
  1. Urus surat peminjaman ruangan untuk asdos
  2. Naik Transjakarta ke Mangga Dua untuk beli kipas angin
  3. Pergi ke lab untuk mengerjakan tugas
  4. Rapat kepanitiaan X
  5. Belajar materi Y karena tidak lama lagi ujian

Bisa-bisa yang terjadi adalah:
  1. Orang yang harus saya minta tanda tangannya untuk perizinan peminjaman ruangan tidak bisa ditemukan, sehingga harus dicari-cari dan memakan waktu puluhan menit
  2. Menunggu di halte transjakarta sampai 30 menit, baru akhirnya ada bus datang
  3. Lab agak penuh, tetapi masih bisa digunakan untuk mengerjakan tugas. Sayangnya mengerjakan tugas ini butuh waktu lebih banyak dari yang diperkirakan
  4. Sudah datang tepat waktu untuk rapat, ternyata baru ada 1 orang yang datang. Sisanya ngaret sampai 30 menit
  5. Materi Y yang dipelajari akhirnya hanya sedikit, karena sudah lelah dan kesal

Jadi bentuk kegiatan yang terjadi kurang lebih adalah:

Pada gambar tersebut, kegiatan A ngaret, kegiatan B akhirnya dikerjakan sesudah makan siang dan ternyata butuh waktu lebih lama. Kemudian kegiatan C dan D tidak terealisasi karena tidak cukup waktu, padahal ada banyak sela-sela waktu kosong di antara pengerjaan pekerjaan A dan B. Sela waktu ini terlalu pendek untuk digunakan dalam mengerjakan pekerjaan C atau D, sehingga cenderung saya gunakan untuk hal-hal tidak jelas.

Sebenarnya saya amat kesal ketika hal ini terjadi. Jika penyebabnya alami, misalnya mati listrik, masih bisa saya maklumi. Namun seringkali penyebabnya tidak alami, misalnya rekan-rekan kepanitiaan yang selalu datang rapat dengan telat (sepengalaman saya, rapat selalu mundur 20-30 menit). Rasanya kita berusaha menghargai waktu orang dengan datang tepat waktu, tetapi orang lain tidak peduli dan selalu datang telat.


Isi Waktu Tanggung dengan Kegiatan Sampingan

Saya yang awalnya kesal ketika rencana kegiatan digagalkan karena berbagai alasan, kini mulai menyadari bahwa itu semua tidak dapat dihindari. Mau setepat waktu apapun kita datang, orang lain tidak bisa berubah jika perubahan itu tidak didasari hati mereka. Mau sekesal apapun menunggu bus Transjakarta sampai 30 menit, tidak akan membuat busnya datang lebih cepat. Adanya malah meningkatkan stress dan tekanan darah.

Akhirnya solusi yang saya gunakan adalah memecah suatu pekerjaan menjadi beberapa potongan, lalu memasukkan potongan itu ke sela-sela waktu yang pendek tersebut. Memang tidak semua pekerjaan bisa dipecah, tetapi selalu ada yang bisa. Dari contoh yang saya berikan, "belajar materi Y" bisa dipecah-pecah. Saya memasukkan materi pembelajarannya ke handphone, lalu membacanya sambil menunggu bus Transjakarta datang atau rapat yang ngaret.

jadi kurang lebih didapatkan penggunaan waktu sebagai berikut:

Akhirnya pekerjaan D memang tidak dikerjakan, tetapi perhatikan bahwa efisiensi waktunya sudah hampir maksimal. Tidak ada waktu yang digunakan untuk kegiatan tidak jelas. Barangkali pekerjaan D memang tidak bisa dikerjakan hari itu, sebab pekerjaan B kebetulan butuh waktu lebih banyak dari yang diperkirakan.

Teknik ini sangat efisien, terutama untuk membaca buku. Saya mengisi handphone dengan berbagai buku, dan membacanya setiap kali ada waktu tidak jelas ini. Aktivitas lainnya yang bisa dilakukan adalah melakukan perencanaan kegiatan sambil makan siang, bersantai pada saat berada di bus (misalnya main game handphone), atau baca-baca artikel lewat handphone saat menunggu.


Hiburan Perlu Dijadwal

Saya memasukkan hiburan sebagai salah satu "pekerjaan" saya. Saya pernah membaca suatu buku dari perpustakaan UI kalau setiap harinya, manusia perlu setidaknya 40-50 menit untuk melaksanakan hobi (50 menit? Pas untuk 1 game DotA). Oleh sebab itu menurut saya hiburan perlu dianggap sebagai suatu kewajiban. Tanpa hiburan, jiwa bisa kosong dan hidup kita berasa seperti robot yang tugasnya terus bekerja.

Keuntungan lainnya dari menjadwalkan hiburan adalah disiplin diri. Kita tahu secara jelas kapan perlu kerja, kapan perlu main. Jika tidak dijadwalkan, kadang-kadang bisa berpikir "ah belakangan ini udah kerja banyak, main dulu deh". Parahnya pikiran ini selalu datang tiap hari, jadinya setiap hari main melulu dan tidak pernah kerja banyak.

Hiburan yang saya gunakan adalah tidur-tiduran, main game, mengerjakan hobi, atau nonton televisi.


Kerja Paralel atau Konkuren?

Entah sudah berapa artikel yang saya baca tentang otak manusia yang kurang bisa kerja secara paralel. Coba saja menonton televisi sambil belajar, mendengar pembicaraan dari dua orang sekaligus, atau menulis sambil menyanyi lagu pop melayu. Biasanya yang akan terjadi adalah otak kita fokus di pekerjaan A, lalu putus fokus dan jadi fokus ke pekerjaan B, lalu kembali lagi ke A, dst. Jadi ujung-ujungnya memang tidak bisa paralel. Untuk beberapa orang mungkin bisa, tetapi saya tidak termasuk di antaranya.

Bagi saya, kerja secara paralel selalu memberikan efek negatif. Saya menjadi bingung hal yang dikerjakan sudah sampai mana. Lagipula ganti-ganti pekerjaan membutuhkan context switch, yaitu istilah pada sistem operasi untuk mengganti fokus dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Otak butuh penyesuaian untuk mengganti fokus pekerjaan. Biasanya karena ini saya jadi cepat lelah, lalu meningkatkan stress dan tekanan darah. Untuk itu saya menghindarinya, dan lebih memilih untuk fokus di suatu pekerjaan sampai cukup terselesaikan, baru pindah ke yang lainnya.

Lebih jauh lagi, bisa juga setiap harinya difokuskan untuk 1 atau 2 hal. Misalnya khusus hari ini, pekerjaan yang dilakukan adalah mengerjakan tugas kuliah dan latihan ICPC. Untuk besok, mengerjakan proyek TOKI Training Gate dan mengerjakan urusan kepanitiaan. Dengan cara seperti ini, kebosanan akan mengerjakan 1 hal saja teratasi, sekaligus juga mengatasi masalah terlalu banyak context switching jika variasi pekerjaan per harinya tinggi.


Tidur

Ada kelompok elitist yang menumbuhkan rasa chauvinisme dengan slogan mereka:
"sleep is for the weak"
Beberapa manusia di bumi ini memang ada yang sudah mengalami mutasi, sehingga membutuhkan waktu tidur lebih singkat (ini serius). Sayangnya saya tidak termasuk di antaranya.

Bagi saya, kurang tidur untuk kerja gila-gilaan sama saja dengan memperpendek umur. Lagipula tidak ada gunanya jika sudah bergadang untuk bekerja, hari esoknya bangun siang atau ngantuk seharian. Lebih buruk lagi jika hal ini diulang-ulang sepanjang hari kerja, jam biologis rusak, dan berujung pada tidur seharian pada akhir pekan. Lebih baik jadwalnya digeser, jadi bangun lebih pagi, kerja, dan tidur malam.

Namun ada kalanya bergadang juga diperlukan, mungkin sesekali dalam seminggu. Kegiatan-kegiatan seperti hackathon pengerjaan tugas/proyek sepanjang malam dapat memberi dampak positif, seperti yang biasa teman saya sebut sebagai "energi aktivasi". Setelah ada kemajuan signifikan dari suatu pekerjaan, biasanya orang jadi lebih semangat untuk mengerjakannya, ketimbang pekerjaannya masih 0 dan tidak tahu harus mulai dari mana. Intinya saya tidak menyatakan bahwa bergadang itu tidak berguna.

Tidur merupakan aktivitas yang sangat mengagumkan. Dengan tidur, manfaat yang saya rasakan:
  1. Menyegarkan kembali otak, rasanya seperti tekanan darah menjadi turun
  2. Sejenak melupakan segala kesibukan
  3. Tiba-tiba bangun dan sudah jam makan

Selain tidur malam yang cukup, saya juga mempraktekkan tidur siang. Biasanya saya tidur siang di lab kampus, sekitar 20 menit, dan terbangun dengan segar kembali. Pasang saja alarm supaya tidak ketiduran terlalu lama, atau kalau mau ekstrim bisa tidur dengan pose yang tidak enak (misalnya tidur di meja), supaya cepat bangun karena tidak nyaman.


Makan/Minum Seperlunya

Energi datang dari makanan. Makanlah sesuai kebutuhan pekerjaan Anda. Saya pernah ditegur teman karena suatu hari ada terlalu banyak pekerjaan sampai makan siang saya hanya roti keset saja (supaya praktis), katanya "pantas aja lemas, orang nggak makan nasi". Akhirnya saya sadar untuk selalu makan seperlunya dan bernutrisi meskipun ada banyak pekerjaan.

Konsumsi minuman berenergi bisa jadi opsi terakhir. Namun kalau mulai sibuk atau mengantuk saya biasanya minum kopi. Banyak perdebatan ilmiah tentang apakah kopi itu sehat atau tidak. Ada yang bilang secangkir kopi sehari itu sehat, ada yang bilang konsumsi kafein itu pasti tidak baik. Setidaknya saya hanya minum secangkir kopi saja per hari, dan maksimal dua kalau butuh lebih banyak. Lagipula kopi cukup nikmat dan saya suka meminumnya sejak kopi Pak Yugo.



Penutup

Cara-cara ini masih saya terapkan dalam kehidupan saya, meskipun saya sudah tidak mau hidup secara gila dan mengambil terlalu banyak pekerjaan dalam suatu waktu. Sadari juga bahwa hidup bukan hanya soal kerja, tetapi ada juga keluarga, teman, atau mungkin pasangan hidup. Jadi jangan lupa juga dengan hal-hal duniawi, kecuali mau menjadi biarawan/biarawati.

2 comments :